Cuando somos emprendedores existen muchas funciones que debemos desempeñar y que a veces no tenemos el conocimiento necesario o las herramientas para poder hacerlas de forma correcta, y si no tenemos extremo cuidado, podemos tener fugas de dinero que nos perjudican y no nos permiten un crecimiento sano, hoy hablaremos de los viáticos.
Tú como empleador contratas a personas para trabajar en la sede de tu conveniencia por una remuneración económica y otras prestaciones según sea el caso, imagina que un día tienes que mandar a algún colaborador a otro estado o país para hacer un negocio, terminar un trabajo u ofrecer algún servicio presencial. Todo eso conlleva gastos.
Brindarle dinero al trabajador para cubrir gastos principalmente de transporte, manutención y alojamiento, es a lo que llamamos viáticos. Es tu deber como empresa hacerlo, si es que salen fuera por asuntos de trabajo, pero, así como en todo no puede ser algo al azar, el cálculo de los viáticos se tiene que hacer de manera formal y minuciosa.
Si se realiza el cálculo con forma, podemos evitar que haya pérdidas de dinero y sobre todo poder deducir ese gasto. Hay 2 tipos de viáticos los permanentes que por lo regular están incluidos en el salario y se les da a los empleados que viajan todos los días o constantemente, y los accidentales que son cuando una persona de manera imprevista tiene que hacer algún viaje de negocios.
Existen varias estrategias para calcular los viáticos de manera efectiva, primeramente, se recomienda:
1. Realizar una política de viajes de la empresa: Con ella tendrás en cuenta, todo lo que debes cubrir incluso tomando en cuenta los costos de vida de las diferentes regiones a donde se viaje.
2. Planificación: Si bien a veces salen cosas muy imprevistas, lo mejor es planear con anticipación los viajes y esto nos permitirá ahorrar al comprar los pasajes, e incluso llegar a hacer alguna alianza con hoteles, restaurantes e incluso prestadores de servicios de transporte.
3. Tarjetas corporativas: Esto facilitará la transparencia de los gastos y así minimizas los riesgos debido a un mal uso de los recursos.
4. Presupuesto: Siempre es bueno tener un presupuesto establecido para viáticos y así evitamos cualquier eventualidad e incluso necesidad de pedir préstamos.
Existen empresas que te ayudan administrar y comprobar tus viáticos de manera eficaz y llevar una contabilidad de tu negocio más segura, tal es el caso de Box Factura que además de ofrecer este servicio cuenta con muchos más para hacer la administración de tu empresa más fácil.
Escrito por Ivonne Navarrete
